قامت مصلحة الضرائب بإطلاق مبادرة لمواكبة التطورات الكبيرة لوسائل السداد الإلكتروني التي تشهدها البلاد، وهذه المنظومة الرقمية تعد أهم خطوات التحول الرقمي لتحقيق الرؤية العامة لمصر 2030، ولذلك نوضح إليك مفهوم الفاتورة الإلكترونية وأهم مراحل إنشاء الفاتورة الإلكترونية والكثير من المعلومات الهامة حول منظومة الفاتورة الإلكترونية.
ما هي الفاتورة الإلكترونية
الفاتورة الإلكترونية هي عبارة عن مبادرة قامت بتنفيذها مصلحة الضرائب من أجل استبدال العمليات التقليدية لإرسال الفواتير التي كانت يتم تدوينها بخط اليد وتخزينها في الملفات المادية بالعمليات الإلكترونية المتكاملة.
تعد الفاتورة الإلكترونية بمثابة فاتورة ضريبية يقوم التاجر بإصدارها وحفظها والتعديل عليها. والقيام بإرسالها واتمام مختلف العمليات عليها عبر استخدام النظام الإلكتروني، وتشمل تلك الفاتورة المتطلبات الكاملة للفاتورة الضريبية الأساسية.
شروط تطبيق الفاتورة الإلكترونية
قبل التعرف على مراحل إنشاء الفاتورة الإلكترونية يتم التعرف على الشروط التي يجب توافرها حتى يتم تطبيق الفاتورة الإلكترونية ألا وهي:
- ينبغي أن يتم ربط نظام المحاسبة الخاص بالشركة ببرنامج محاسبي يساعد على ربط جميع الأقسام الموجودة بالشركة ببعضها البعض.
- يعمل هذا البرنامج على ربط مختلف الحسابات العامة الخاصة بالشركة بنظام المخازن. الذي يشمل البيانات الكاملة للأصناف والشاشات الخاصة بإدارة المبيعات.
- يساهم هذا البرنامج في ربط الشاشات الخاصة بالعملاء، وكذلك الموردين. والتمكن من ربط الفواتير الخاصة بهم بالنظام الخاص بالتحصيل، والعمل على ربطها بالبنوك.
- وبالتالي يساعد هذا على إصدار الفواتير والقيام بإرسالها إلى العملاء والتمكن من سدادها عن طريق التأثير على الحساب الخاص بالعملاء.
- وبهذا لا تستطيع الشركات التي لا يتوافر لديها البرنامج المحاسبي من تطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية.
مزايا تطبيق الفاتورة الإلكترونية
تطبيق الفاتورة الإلكترونية يساعد على تحقيق الكثير من المزايا للشركات منها:
- المساعدة في زيادة المبيعات، وذلك لأن التجارة الإلكترونية أصبحت أكثر استخدامًا. وخاصة بعد انتشار جائحة كورونا، وبالتالي يساهم هذا في زيادة عدد العملاء الجدد.
- يساعد تطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية على جذب الكثير من العملاء الجدد. لأنه يلبي الرغبات الأساسية للعملاء بداية من التسوق والشراء والسداد أيضًا.
- مما يساعد على زيادة الحصة السوقية وتميز الشركات التي تطبق نظام الفاتورة الإلكترونية عن الشركات التي تعمل بنظام الفواتير التقليدية.
- زيادة حجم الاستثمار والتجارة بين الشركات وبعضها البعض أو بين الشركات والعملاء. وذلك لأن المسافات لا تمثل عائق في حالة تطبيق الفاتورة الإلكترونية.
- التقليل من المصروفات الإدارية المدفوعة لإصدار الفواتير الورقية، وتوفير الكثير من الوقت المستغرق في تدوين الفواتير الورقية.
- وذلك بالاعتماد على الإدخال الآلي للبيانات الذي يساهم في إدخال أعداد لا نهائية من البيانات في اللحظة الواحدة.
- التحصيل السريع للأموال لأن هذا النظام يساعد على تسهيل عملية السداد من قبل العملاء. عبر استخدام أي من طرق السداد الإلكترونية.
- بالإضافة إلى التقليل من الوقت المستغرق في تحصيل الأموال بالطرق التقليدية. وذلك لأنه بمجرد ربط الفاتورة الإلكترونية بالعميل، يتم إشعاره بقيمة الفاتورة ويقوم بسداد قيمتها.
شكل الفاتورة الإلكترونية
قبل التعرف على مراحل إنشاء الفاتورة الإلكترونية نوضح إليك الشكل الذي يتم اعتمادها به، ويشترط الآتي:
- التوقيع الإلكتروني يجب أن يكون صالحًا كي يتم حصول المستخدم لهذا النظام على التفويض القانوني، والأهم أن يكون رقم الفاتورة فريد ولم يتم تكراره.
- يشترط أن يتم تطبيق نظام الكود الموحد لاستخدامه في إعداد التقارير الإحصائية، وكذلك التقارير التحليلية في جميع القطاعات الموجودة في السوق المحلي.
- يعمل هذا النظام الموحد على دعم القرارات التي يتم اتخاذها بخصوص الاتجاهات المتعلقة بالسياسات الضريبية.
موعد تطبيق الفاتورة الإلكترونية
تم إجراء الكثير من المراحل حول منظومة الفاتورة الإلكترونية قبل إصدار قرار من الرئيس الخاص بمصلحة الضرائب بموعد تطبيقها، وتم تطبيق تلك المنظومة على كبار الممولين بدءًا من 15 فبراير لعام 2021 تبعًا للقانون الصادر من مصلحة الضرائب برقم 518 لعام 2020.
تم الانتهاء من تسجيل 134 شركة كمرحلة أولى، ويتم إلزام 347 شركة تم التسجيل لها بالفعل في مصلحة الضرائب كمرحلة ثانية وإلزامهم بإصدار الفواتير الإلكترونية لجميع المنتجات والخدمات التي تقدمها.
قانون الفاتورة الإلكترونية للمادة 35 منه يعمل على إلزام جميع الشركات بالتسجيل للمبيعات والمشتريات الخاصة بهم عبر النظام الإلكتروني، مع إلزام الممولين أيضًا بإصدار الفواتير الضريبية لهم تبعًا للمادة 37 من قانون الإجراءات الضريبية.
اقرأ أيضًا افضل مكتب محاسب قانوني في مصر
مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية
تتمثل مراحل إنشاء الفاتورة الإلكترونية كالآتي:
- ترسل الشركة التي ترغب في التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية إيميل لطلب التسجيل في المنظومة إلى المصلحة العامة للضرائب. ويتم إرفاق الأوراق الخاصة بالشركة.
- يتم إرفاق الموعد الخاص بالمقابلة من قبل مصلحة الضرائب، ويتم التوجه إلى مصلحة الضرائب في الموعد المحدد بأصول الأوراق.ويتم إنشاء ملف رقمي خاص بالشركة على المنظومة الخاصة بالفاتورة الإلكترونية.
- عقب ذلك يتم التكويد لجميع الأصناف الموجودة في الشركة. أو يتم التكويد للخدمات التي تقدمها الشركة، ويتم إرسالها من خلال البرنامج المحاسبي على ملف أكسيل إلى مصلحة الضرائب.
- يتم إضافة التكويد إلى الحساب الخاص بالشركة عبر منظومة الفاتورة الإلكترونية. ويتم إنشاء توقيع إلكتروني لها عبر أحد الشركات العاملة في التوقيع الإلكتروني.
- عمل توافق بين البرنامج المحاسبي الخاص بالشركة والمنظومة الخاصة بالفواتير الإلكترونية. ويتم ربط الايميلات الخاصة بالعملاء مع البرنامج المحاسبي لإرسال الإشعارات إلى العملاء.
- وبالتالي يساعد هذا الربط مع ايميلات العملاء على إرسال إشعارات بموعد استحقاق الفواتير. ويتم التحصيل لقيمة الفواتير عبر استخدام هذا البرنامج المحاسبي.
- يعمل البرنامج على التحديث لأرصدة العملاء، والمساهمة في ملء جميع البيانات الخاصة بالإقرارات الضريبية.
كيفية التعديل على الفواتير الإلكترونية باستخدام منظومة الفاتورة الإلكترونية
بعد التعرف على مراحل إنشاء الفاتورة الإلكترونية نوضح إليك طريقة التعديل على الفواتير الإلكترونية التي تتيحها منظومة الفاتورة الإلكترونية على الفواتير عن طريق إضافة بعض العناصر على الفاتورة. أو إصدار بعض الإشعارات بوجود خصم، أو عن طريق الإلغاء الكلي للفاتورة والتمكن من إصدار فاتورة أخرى.
لكن في حالة تواجد خطأ في فاتورة تم إصدارها، ففي هذه الحالة يتم التعديل على تلك الفاتورة بإصدار بعض إشعارات الخصم على الفواتير أو إضافة بعض الإشعارات عليها أيضًا. ويمكن إصدار إشعار بوجود مبلغ دائن على الفاتورة بشرط ألا يتجاوز المبلغ الدائن عن المبلغ الإجمالي للفاتورة. وتتيح المنظومة إصدار بعض الإشارات لبعض الفواتير مرة واحدة.
كيفية إلغاء الفواتير الإلكترونية باستخدام المنظومة
تتيح منظومة الفواتير الإلكترونية إلغاء الفاتورة بعد الإصدار خلال المدة التي يحددها القانون. ويقوم البائع بإرسال طلب بإلغاء الفاتورة الإلكترونية عبر استخدام المنظومة، ويتم إرسال إشعار إلى العميل بإلغاء الفاتورة.
يمكن للعميل قبول طلب إلغاء الفاتورة الإلكترونية أو الرفض. في حالة القبول يتم إلغاء الفاتورة على المنظومة وتصبح فاتورة ملغاة. أما في حالة رفض العميل لطلب إلغاء الفاتورة لا يتم إلغاء الفاتورة على المنظومة وتصبح الفاتورة في هذه الحالة غير ملغاة وتعد صحيحة.
وبهذا نكون أوضحنا التعريف الكامل لمنظومة الفواتير الإلكترونية. وأهم مراحل إنشاء الفاتورة الإلكترونية وأهم الشروط التي يجب توافرها قبل تطبيق تلك المنظومة. كما أوضحنا إليك بعض العمليات التي يمكنك القيام بها عبر المنظومة لرغبة الكثير من أصحاب الشركات للتعرف عليها منها التعديل أو إلغاء الفاتورة الإلكترونية على المنظومة.
